Von der Excel-Liste in den Fuhrpark
Die häufigste Frage vor dem Start: „Muss ich jetzt alles abtippen?“ Nein. Es gibt vier Wege in DocuFleet hinein — und für die meisten Betriebe ist der erste in einer Viertelstunde erledigt.
Wie Ihre Fahrzeuge ins System kommen
Sie müssen sich nicht entscheiden — die Wege lassen sich mischen. Viele Betriebe importieren die Liste und ergänzen fehlende technische Daten später per Scan. Und wenn Sie gar nichts damit zu tun haben wollen, übernehmen wir es.
Der übliche Weg, wenn schon eine Liste existiert. Sie laden die Datei hoch, ordnen die Spalten zu und sehen vor dem Speichern, was ankommt. Bekannte Spaltennamen erkennt DocuFleet von selbst — und stehen in derselben Datei auch Leasing- oder Versicherungsangaben, entstehen die Verträge gleich mit.
In jedem Tarif enthaltenKeine Liste, aber ein Ordner mit Papieren? Fotografieren oder als PDF hochladen — die KI liest Kennzeichen, Hersteller, Modell, Fahrgestellnummer, Erstzulassung und die technischen Daten aus. Bis zu 25 Scheine je Durchgang.
Ab Tarif ProBei wenigen Fahrzeugen oft am schnellsten. Kennzeichen und Modell genügen zum Anlegen, alles Weitere lässt sich später ergänzen — auch nachträglich per Scan.
In jedem Tarif enthaltenSie schicken uns Ihre Liste, wir stimmen kurz ab, wie die Spalten gemeint sind — und übernehmen den Import. Sie bekommen den fertigen Fuhrpark und prüfen ihn nur noch.
Kostenlos, nach AbstimmungDrei Schritte, dann steht die Flotte
CSV oder Excel (.xlsx/.xls). Die erste Zeile sollte die Spaltenüberschriften enthalten — die Reihenfolge ist egal.
DocuFleet schlägt die Zuordnung vor und erkennt gängige Bezeichnungen: „Kfz“, „Nummerntafel“ oder „Plate“ landen alle beim Kennzeichen. Was nicht passt, ordnen Sie mit einem Klick um.
Vor dem Speichern sehen Sie Zeile für Zeile, was importiert wird, wo eine Warnung steht und welche Zeilen als Duplikat übersprungen werden. Erst dann wird geschrieben.
Diese Spalten kann DocuFleet lesen
Zwei Spalten sind Pflicht, der Rest ist freiwillig. Wenn Sie bei null anfangen, können Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage als Ausgangspunkt nehmen — sie ist genau so aufgebaut.
| Spalte | Pflicht? | Hinweis |
|---|---|---|
| Kennzeichen | Ja | Schreibweise egal — Trennzeichen und Leerzeichen werden ignoriert. |
| Modell | Ja | Die Bezeichnung, unter der das Fahrzeug im Betrieb bekannt ist. |
| Hersteller | — | Marke, z. B. VW oder Mercedes-Benz. |
| Art | — | Etwa Pkw, Transporter, Anhänger oder Maschine. |
| Typ | — | Bauart oder Ausführung, falls in Ihrer Liste vorhanden. |
| Baujahr | — | Vierstellige Jahreszahl, z. B. 2021. |
| Erstzulassung | — | Datum im Format TT.MM.JJJJ. Grundlage für die Prüffristen. |
| Fahrgestellnummer (VIN) | — | Auch FIN genannt — steht auf dem Zulassungsschein. |
| Farbe | — | Hilft beim Wiedererkennen im Hof. |
| Kilometerstand | — | Ganze Zahl, z. B. 45.000. Startwert für die Laufleistung. |
| Status | — | Etwa „Aktiv“, „Frei“ oder „Reparatur“. Unbekannte Werte werden gemeldet. |
| Mandant | — | Standort oder Gesellschaft. Wird über den Namen zugeordnet — legen Sie die Mandanten vorher an. |
| Fahrer | — | Wird über den Namen zugeordnet. Fahrer, die es noch nicht gibt, bleiben leer. |
Leere Felder sind kein Problem: Was fehlt, bleibt leer und lässt sich jederzeit nachtragen. Mandant und Fahrer werden über den Namen zugeordnet — findet DocuFleet keinen passenden Eintrag, bleibt das Feld leer und Sie bekommen einen Hinweis.
Stehen daneben auch Vertragsangaben — Vertragsnummer, Art, Leasingrate, Laufzeit, Freikilometer, Vertragsende, Übernahmedatum —, entstehen Fahrzeug und Vertrag in einem Durchgang. Im Import-Assistenten sind die Spalten dafür in eigene Abschnitte gegliedert; welche es genau sind, zeigt die Vorlage, die Sie dort herunterladen können.
Einmal übernehmen, nie wieder abtippen.
Was der Umstieg nicht leistet
Der Import legt Fahrzeuge, Kosten und Heimlade-Abrechnungen an — er rekonstruiert keine Historie, die in Ihrer Tabelle nie stand. Wenn dort nur der aktuelle Stand steht, beginnt die lückenlose Dokumentation ab dem Umstieg, nicht rückwirkend. Für Prüfungen ist das in aller Regel genau richtig: Entscheidend ist, dass ab jetzt jede Frist und jeder Beleg nachvollziehbar ist.
Und wir sagen es lieber vorher: Alte Belege im Aktenordner werden durch den Umstieg nicht digital. Sie können sie nachträglich einscannen und am Fahrzeug ablegen — das ist aber Handarbeit, kein Knopfdruck.
Rund um den Umstieg
Welche Spalten muss meine Datei enthalten?
Zwingend nur zwei: Kennzeichen und Modell. Alles andere ist optional und kann später ergänzt werden. Eine Datei mit zwei Spalten reicht also für den Start.
Müssen die Spalten genau so heißen?
Nein. DocuFleet erkennt gängige Bezeichnungen automatisch — „Kfz“, „Nummerntafel“, „Plate“ oder „Fahrzeug“ werden alle dem Kennzeichen zugeordnet. Was nicht erkannt wird, ordnen Sie im zweiten Schritt selbst zu.
Was passiert mit Fahrzeugen, die es schon gibt?
Die werden erkannt und nicht doppelt angelegt. Verglichen wird das Kennzeichen unabhängig von Schreibweise und Trennzeichen — „W-12345 A“ und „w12345a“ gelten als dasselbe Fahrzeug; der Abgleich läuft gegen den Bestand und innerhalb der hochgeladenen Datei. Bringt die Zeile einen Vertrag mit, wird der an das vorhandene Fahrzeug gehängt; die Fahrzeugdaten selbst bleiben dabei unangetastet — ein Import überschreibt nie, was Sie schon gepflegt haben.
Kann ich die Verträge gleich mitbringen?
Ja. Stehen Vertragsspalten neben den Fahrzeugspalten, entstehen Fahrzeug und Vertrag in einem Durchgang. Mehrere Verträge zu einem Fahrzeug — Leasing, Versicherung, Wartung — führen Sie auf, indem Sie das Kennzeichen mehrfach in die Liste schreiben; angelegt wird es nur einmal. Sind Ihre Fahrzeuge längst erfasst und es fehlen nur die Verträge, funktioniert derselbe Import genauso. Eine Vertragsnummer brauchen wir dabei zwingend: sie ist der Schlüssel, an dem DocuFleet einen Vertrag wiedererkennt, und erfinden wollen wir sie nicht.
Welche Vertragsangaben werden übernommen?
Vertragsnummer, Art, Anbieter, Status, Beginn, Ende, Übernahmedatum, Kündigungsfrist, Zahlungsintervall und Rate — dazu die Angaben, an denen Leasing und Versicherung hängen: Laufzeit, Fahrzeugpreis, Sonderzahlung, Restwert, Freikilometer, Mehrkilometer-Satz, km-Stand bei Beginn, Polizzennummer und Versicherungsart. Die Kündigungsfrist lesen wir so, wie sie dasteht: „3 Monate“ oder „14 Tage“ werden in Anzahl und Einheit zerlegt, damit sich daraus der späteste Kündigungstag rechnen lässt; eine Angabe wie „3 Monate zum Quartalsende“ bleibt im Wortlaut erhalten. Aus dem Vertragsende entsteht automatisch ein Termin mit Erinnerung. Was zur gewählten Vertragsart nicht passt — etwa eine monatliche Rate bei einem Kauf — wird in der Vorschau benannt und nicht gespeichert.
Kann ich auch Kosten übernehmen?
Ja. Derselbe Assistent importiert Kostenzeilen, etwa einen Tankkarten-Export, und ordnet sie über das Kennzeichen dem richtigen Fahrzeug zu. Heimlade-Abrechnungen lassen sich ebenso einlesen.
Was, wenn beim Import etwas schiefgeht?
Geschrieben wird erst nach Ihrer Bestätigung in der Vorschau. Zeilen mit einem Fehler — etwa ein unlesbares Datum — werden dort ausgewiesen und nicht importiert; die übrigen laufen durch. Sie können die Datei korrigieren und den Import wiederholen.
Übernehmen Sie den Import für uns?
Auf Wunsch ja, und ohne Aufpreis. Schicken Sie uns Ihre Liste über das Kontaktformular — wir melden uns und stimmen das Vorgehen ab.
Unsicher, ob Ihre Liste passt? Schicken Sie sie uns — wir sehen sie durch. Oder sehen Sie sich zuerst an, was DocuFleet kann.
Ihre Flotte ist schneller drin, als Sie denken.
Starten Sie kostenlos mit bis zu 3 Fahrzeugen — oder testen Sie 30 Tage lang alle Funktionen. Einrichtung in Minuten, Import-Service inklusive.
Ohne Kreditkarte · monatlich kündbar · gehostet in der EU