Eine App für alle fünf Rollen

Fahrer, Fuhrparkleitung, Administration, Geschäftsführung, Beobachter: alle bekommen dieselbe App — und jede sieht darin etwas anderes. Nicht als Einstellung, die jemand vergisst, sondern weil die Rolle im Firmenkonto steht.

Zwei weiße Transporter einer Firmenflotte auf einem Parkplatz

Die Rolle entscheidet, nicht ein Schalter

Was jemand in der App sieht, ergibt sich aus seiner Rolle im Firmenkonto — derselben, die auch im Web gilt. Eine Rolle ändern heißt: einmal ändern, überall wirksam.

Fahrer sehen ihr Fahrzeug, sonst nichts
Kein Blick auf fremde Kosten, keine Liste anderer Fahrer, keine Flottendaten. Das ist keine Einschränkung aus Bequemlichkeit, sondern Datenschutz — der Fuhrpark eines Kollegen geht niemanden etwas an.
Die Fuhrparkleitung gibt unterwegs frei
Poolwagen-Buchungen, Schadenmeldungen, Belege und Führerscheinkontrollen warten sonst bis zum nächsten Bürotag. In der App sind sie eine Handbewegung — die Wartezeit für alle anderen sinkt entsprechend.
Die Geschäftsführung schaut nur drauf
Ein Blick auf den Stand der Flotte, die offenen Fristen und die Freigaben, die nur sie erteilen kann. Kein Einarbeiten, kein Schulungstermin.
Beobachter lesen — mehr nicht
Die Steuerkanzlei oder eine Prüfung bekommt einen Lesezugang, der genau das kann: lesen. In der App wie im Web technisch abgesichert, nicht nur ausgegraut.

Stilisierte Darstellung der Freigabeliste — Beispieldaten

Wer sieht was

Dieselben fünf Rollen wie im Web — die App übernimmt sie unverändert.

Fahrer

Melden, statt es abends jemandem zu erzählen.

In der App

Eigenes Fahrzeug mit Terminen, Dokumenten und Kilometerstand
Schaden mit Fotos melden — in unter einer Minute
Abfahrtskontrolle durchgehen, Mängel mit Foto festhalten
Tankbeleg abfotografieren, die KI liest ihn vor
Poolfahrzeug buchen, abholen und zurückgeben
Übergabeprotokoll auf dem Display unterschreiben
Führerscheinkontrolle anfragen und bestätigen lassen
Einen Mangel melden — ohne ihn selbst einstufen zu müssen
Die eigene Unterweisung nach § 35 in vier Schritten durchführen
Nachsehen, was aus den eigenen Meldungen geworden ist

Fuhrparkleitung

Die halbe Arbeit ist Freigeben — das geht auch zwischen zwei Terminen.

In der App

Tagesüberblick: was heute fällig ist und was auf Sie wartet
Schadenmeldungen prüfen, nachfragen und freigeben
Poolwagen-Buchungen genehmigen oder ablehnen
Belege prüfen und die KI-Vorschläge bestätigen
Führerscheinkontrollen abnehmen, Fristen im Blick behalten
Aufgaben zuweisen und ihren Stand verfolgen
Gemeldete Mängel einstufen, beauftragen und schließen
Wartung nach Kilometern und Zeit, Werkstatt-Auftrag inklusive
Compliance-Ampel: wo es in der Flotte gerade brennt
Laufzeiten, Kündigungsfristen und anstehende Leasingrückgaben
Die ganze Flotte einsehen, nicht nur ein Fahrzeug

Weiterhin im Web

Kostenauswertungen und Prognosen
Verträge anlegen und ändern
DATEV- und CSV-Export

Administration

Alles sehen, das Meiste erledigen — den Rest bewusst am Schreibtisch.

In der App

Voller Blick auf Fahrzeuge, Termine, Schäden und Kosten
Freigaben aller Art erledigen
Dokumente am Fahrzeug ansehen und neue fotografieren
Team einsehen: wer fährt was, welcher Führerschein läuft aus
Die Führerscheinkontrolle direkt im Profil eines Mitglieds abnehmen
Compliance, Wartung und Verträge im Blick behalten

Weiterhin im Web

Nutzer einladen, Rollen vergeben, Mitglieder entfernen
Mandanten, Kostenstellen und Zusatzfelder
Audit-Log und Datenimport

Geschäftsführung

Einmal am Tag draufschauen reicht — und genau dafür ist ein Handy da.

In der App

Stand der Flotte auf einen Blick: offene Fristen, offene Schäden
Freigaben, die nur die Geschäftsführung erteilen kann
Nachweise abrufen, wenn jemand danach fragt
Den Copilot fragen, statt sich durch Listen zu tippen

Weiterhin im Web

Unternehmenseinstellungen
Abo und Rechnungen

Beobachter

Lesen, prüfen, nichts verändern — etwa für die Steuerkanzlei.

In der App

Freigegebene Bereiche einsehen: Fahrzeuge, Termine, Schäden
Wartungsstand und Verträge lesen, ohne etwas anzulegen
Nachweise und Dokumente ansehen

Weiterhin im Web

Belegexport für die Buchhaltung

Die Rollentrennung wird nicht in der App entschieden, sondern in der Datenbank: Jede Abfrage läuft gegen Regeln, die an der Rolle und am Unternehmen hängen. Selbst wenn jemand die App manipulierte, bekäme er keine Daten, die er nicht sehen darf — die Oberfläche ist die zweite Verteidigungslinie, nicht die erste.

Praktisch heißt das: Sie können die App im ganzen Betrieb ausrollen, ohne vorher zu überlegen, wer damit zu viel sehen könnte. Wer eine neue Rolle bekommt, sieht beim nächsten Start die passende Ansicht.

Und wenn jemand mehrere Hüte trägt — Werkstattleiter, der auch selbst fährt —, ist das kein Sonderfall: Die Verwaltungsansicht enthält die Fahreransicht für das eigene Fahrzeug mit.

Rund um die App

Sehen Fahrer die Kosten anderer Fahrzeuge?

Nein. Die Fahreransicht zeigt das zugewiesene Fahrzeug und die eigenen Vorgänge. Kosten, Verträge und Daten anderer Fahrzeuge sind für die Fahrerrolle nicht abrufbar — auch nicht über Umwege.

Kann eine Person mehrere Rollen haben?

Pro Unternehmen hat jede Person genau eine Rolle. Die Verwaltungsrollen enthalten die Fahreransicht für das eigene Fahrzeug aber mit — der Werkstattleiter, der selbst fährt, braucht deshalb kein zweites Konto.

Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?

Sie entfernen die Person im Web aus dem Team. Danach zeigt die App auf ihrem Gerät keine Unternehmensdaten mehr — der zwischengespeicherte Stand wird beim Abmelden gelöscht.

Arbeiten wir mit mehreren Mandanten — geht das in der App?

Ja, dieselbe Mandantentrennung wie im Web. Wer für mehrere Mandanten zuständig ist, wechselt in der App zwischen ihnen; wer nur einem zugeordnet ist, merkt von der Trennung nichts.

Was dahintersteckt

Die App ist der mobile Zugang — die Funktionen selbst gehören zum Produkt.

Die DocuFleet App für unterwegs

Melden, erfassen, freigeben — direkt vom Hof: Schäden, Belege, Kontrollen und Poolwagen laufen auf dem Handy, für Fahrer wie für die Fuhrparkleitung.

Mehr erfahren →Poolfahrzeuge buchen & verwalten

Mitarbeiter fragen an, DocuFleet prüft auf Überschneidung, der Wagen ist verbindlich reserviert — inklusive Übergabe und Rückgabe.

Mehr erfahren →Elektronische Führerscheinkontrolle

Die wiederkehrende Kontrolle Ihrer Fahrer — angefordert, bestätigt und nachweisbar dokumentiert, mit Sperre bei Nichtbestehen.

Mehr erfahren →

Mehr zur App: Funktionen der App · Benachrichtigungen · Sicherheit der App · App einführen · Für iPhone · Für Android

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