Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und der DocuFleet-Anwendung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

DocuPuls GmbH
Brigittenauer Lände 148-154/13/18, 1200 Wien, Österreich
E-Mail: datenschutz@docufleet.de

Zwei Rollen, klar getrennt: Für diese Website, das Kontaktformular, die Terminbuchung und die Konten unserer eigenen Kundinnen und Kunden sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Für die Daten, die eine Organisation in der DocuFleet-Anwendung verarbeitet — insbesondere Fahrzeug-, Fahrer-, Schadens- und Kostendaten — ist die jeweilige Organisation selbst Verantwortliche; wir handeln dort ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Weisung dieser Organisation. Sind Sie Fahrerin oder Fahrer beziehungsweise Beschäftigte eines DocuFleet-Kunden und möchten Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen, richten Sie Ihr Anliegen bitte an Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen; wir unterstützen ihn dabei, dürfen die Daten aber nicht eigenmächtig herausgeben oder löschen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Konto- & Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Rolle und Passwort (verschlüsselt) bei Registrierung und Anmeldung.
Nutzungsdaten: von Ihnen in der App erfasste Inhalte wie Objekte, Verträge, Termine, Aufgaben und Kosten.
Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt des Zugriffs und Server-Logdaten, die beim Aufruf automatisch anfallen.
Kommunikationsdaten: Angaben, die Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail übermitteln.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

zur Bereitstellung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos und der vereinbarten Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung);
zur Gewährleistung von Sicherheit und Stabilität des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse);
zur Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO);
zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4. Eingesetzte Auftragsverarbeiter & Empfänger

Zum Betrieb von DocuFleet setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein. Die wesentlichen Empfänger sind:

Der Kern Ihrer Daten wird ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert: die Datenbank mit sämtlichen Fahrzeug-, Vertrags-, Kosten- und Personendaten, alle von Ihnen hochgeladenen Dokumente, die KI-gestützte Auswertung sowie das Fehler-Monitoring laufen in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Lediglich einzelne ergänzende Dienste für Authentifizierung und Zahlungsabwicklung (Clerk und Stripe) verarbeiten Daten auch in den USA; dies ist nachfolgend sowie im Absatz zur Übermittlung in Drittländer transparent ausgewiesen und durch geeignete Garantien abgesichert.

Hosting & Datenbank: Supabase (Datenbank und Datei-Speicher, Serverstandort EU) sowie Vercel (Anwendungs-Hosting, Serverstandort EU). Vercel misst zusätzlich die tatsächliche Ladeleistung der Seiten („Speed Insights“): erhoben werden aufgerufene Seite, Ladezeiten, Gerätetyp und ungefähre Region. Es werden dafür keine Cookies gesetzt, keine Kennungen auf Ihrem Gerät gespeichert und keine seitenübergreifenden Profile gebildet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einer funktionierenden, schnellen Website).
Authentifizierung & Nutzerverwaltung: Clerk (USA).
Zahlungsabwicklung: Stripe (USA).
KI-gestützte Auswertung von Belegen, Verträgen und Schadenfotos: Google Cloud Vertex AI (Modell Gemini), Serverstandort EU — siehe Abschnitt 4a.
E-Mail-Versand: Resend (Serverstandort EU; technischer Subprozessor: Amazon Web Services / Amazon SES), sowie zeitgesteuerte Aufgaben über Upstash (QStash, Serverstandort EU).
Fehler- & Stabilitäts-Monitoring: Sentry (Serverstandort EU; der Versand personenbezogener Inhalte wird technisch unterdrückt).
Terminbuchung (Produktdemos): Cal.com (Serverstandort EU). Die Anbindung erfolgt ausschließlich über unseren Server; auf der Website wird kein Skript und kein Cookie von Cal.com geladen.
Videokonferenz (Produktdemos): Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Ltd.; Verarbeitung auch in den USA). Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse sowie Bild und Ton während des Termins, ausschließlich zur Durchführung der von Ihnen gebuchten Demo.
Livechat & Support: Crisp IM SAS, 2 Boulevard de Launay, 44100 Nantes, Frankreich (Serverstandort EU). Wird auf den öffentlichen Seiten erst nach Ihrer Einwilligung geladen; verarbeitet werden der Chatverlauf, IP-Adresse und Browserdaten, in der angemeldeten Anwendung zusätzlich Name und E-Mail-Adresse zur Zuordnung Ihrer Anfrage.
Eingehende E-Mails (Dokumentenpostfach): Mailgun (Serverstandort EU). Verarbeitet die an Ihre Fuhrpark-Adresse gesendeten Nachrichten samt Anhängen, damit sie in der Anwendung abgelegt werden können.
Produktanalyse: PostHog (Serverstandort EU — Frankfurt; mit IP-Anonymisierung und ohne Übermittlung von Namen oder E-Mail-Adressen). In der angemeldeten Anwendung cookieless auf Grundlage berechtigten Interesses, auf öffentlichen Seiten nur mit Ihrer Einwilligung — siehe Abschnitt 5.

Übermittlung in Drittländer (Art. 44 ff. DSGVO): Clerk (Authentifizierung), Stripe (Zahlungsabwicklung) und Microsoft Teams (Produktdemos) verarbeiten Daten auch in den USA. Weitere Anbieter sind zwar auf EU-Regionen konfiguriert, gehören aber zu US-Mutterkonzernen — insbesondere Google (Vertex AI), Vercel, Resend (samt dessen Subprozessor Amazon Web Services), Upstash und Cal.com — und unterliegen dadurch potenziell US-Recht. Für alle diese Verarbeitungen stützen wir uns auf geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln bzw. Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework). Auf Anfrage stellen wir Informationen zu diesen Garantien bereit. Auch die Produktanalyse (PostHog) läuft auf EU-Servern in Frankfurt; der Anbieter gehört jedoch zu einem US-Mutterkonzern, sodass dieselben Garantien nach Art. 46 DSGVO greifen.

4a. KI-gestützte Verarbeitung

Für die automatische Auslesung von Belegen und Verträgen sowie die beratende Einschätzung von Schadenfotos übermitteln wir die jeweils hochgeladenen Inhalte an unseren Auftragsverarbeiter Google Cloud (Vertex AI, Modell Gemini). Die Verarbeitung erfolgt in einer EU-Region (Belgien); eine Nutzung der Inhalte zum Training der Modelle findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vertragserfüllung bzw. unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Datenerfassung). Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt — die KI erstellt lediglich Vorschläge, die anschließend von einer Person geprüft und übernommen werden.

5. Cookies & lokale Speicherung

In der Anwendung selbst verwenden wir nur technisch notwendige Cookies sowie den lokalen Speicher Ihres Browsers (z. B. für die Anmeldesitzung und die gewählte Darstellung wie den Dark-Mode). Auf unseren öffentlichen Webseiten werden nicht-notwendige eingebundene Dienste — der Livechat (Crisp) sowie das Fehler-Monitoring — erst geladen, nachdem Sie über den Cookie-Hinweis ausdrücklicheingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021 bzw. § 25 TDDDG für Nutzerinnen und Nutzer in Deutschland); ohne Einwilligung werden dafür keine Drittinhalte eingebunden und keine entsprechenden Daten verarbeitet. Die Terminbuchung für Produktdemos läuft ausschließlich über unseren eigenen Server und bindet keine Drittinhalte ein. Ihre Wahl wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt und lässt sich jederzeit über den Eintrag „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende widerrufen. In der angemeldeten Anwendung läuft das Fehler-Monitoring auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Sicherheit und Stabilität (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein Tracking zu Werbezwecken findet nicht statt.

Zur Verbesserung des Produkts setzen wir PostHog für eine anonymisierte Produktanalyse ein (welche Funktionen wie genutzt werden). Dabei werden nur pseudonyme Kennungen (Nutzer- und Organisations-ID, Rolle) verarbeitet, niemals Name oder E-Mail-Adresse; eine Sitzungsaufzeichnung findet nicht statt.

In der angemeldeten Anwendung läuft diese Analyse „cookieless“ — es werden keine Informationen auf Ihrem Gerät gespeichert oder ausgelesen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Produktverbesserung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); ein Einwilligungs-Banner ist dafür nicht erforderlich. Auf den öffentlichen Webseiten erfolgt sie nur nach Ihrer Einwilligung über den Cookie-Hinweis (§ 165 Abs. 3 TKG 2021 bzw. § 25 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Produktanalyse jederzeit widersprechen — über den folgenden Schalter, über das „Global Privacy Control“ Ihres Browsers (wird automatisch beachtet) oder per Nachricht an datenschutz@docufleet.de.

Produktanalyse deaktivieren (Widerspruch).

5a. Mobile App „DocuFleet“

Ergänzend zur Web-Anwendung bieten wir eine mobile App für iOS und Android an („DocuFleet“). Sie richtet sich an alle Rollen der Organisation und verarbeitet dieselben Datenkategorien wie die Web-Anwendung (Abschnitte 2–4); ergänzend gilt:

Push-Benachrichtigungen: nur mit Ihrer Einwilligung über den System-Dialog (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dazu wird ein pseudonymer Geräte-Token gespeichert und zur Zustellung an den Dienst Expo (Expo, Inc., USA — Garantien nach Art. 46 DSGVO, siehe Abschnitt 4) sowie an die Push-Dienste von Apple bzw. Google übermittelt. Die Einwilligung können Sie jederzeit in den Systemeinstellungen widerrufen; beim Entfernen aus der Organisation oder beim Löschen des Kontos wird der Token gelöscht.
Kamera & Fotos: Zugriff nur nach Systemfreigabe und nur, wenn Sie aktiv ein Foto aufnehmen oder auswählen (z. B. Schadenfotos oder Belege). Ein Zugriff im Hintergrund findet nicht statt.
App-Sperre (Face ID / Fingerabdruck): optional; die biometrische Prüfung erfolgt ausschließlich lokal durch das Betriebssystem. Biometrische Daten verlassen Ihr Gerät nicht und werden nicht an uns übermittelt.
Lokale Speicherung: zur Offline-Nutzung werden App-Inhalte auf dem Gerät zwischengespeichert; die Anmeldesitzung liegt im gesicherten Speicher des Geräts (Keychain bzw. Keystore).
Absturzberichte: wie in Abschnitt 4 beschrieben (Sentry, Serverstandort EU; der Versand personenbezogener Inhalte wird technisch unterdrückt).
Konto-Löschung: direkt in der App unter „Mehr → Konto löschen“ oder per Nachricht an datenschutz@docufleet.de.

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (etwa abgaben- und handelsrechtlich) dies vorschreiben. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

7. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17);
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18);
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20);
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21).
Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3) — die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@docufleet.de. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die eine Organisation in der Anwendung verarbeitet, leiten wir Sie an die verantwortliche Organisation weiter (siehe Abschnitt 1).

Erforderlichkeit der Bereitstellung: Die Angaben, die wir bei der Registrierung und im Kontaktformular als Pflichtfelder kennzeichnen, benötigen wir, um den Vertrag zu erfüllen beziehungsweise Ihre Anfrage zu beantworten. Ohne sie können wir kein Konto bereitstellen und nicht antworten. Alle übrigen Angaben sind freiwillig; ein Nachteil entsteht Ihnen daraus nicht.

8. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at) zu beschweren.

9. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@docufleet.de oder unter der im Impressum angegebenen Anschrift.