GoBD

Kein Gesetz, sondern Verwaltungsauffassung — und trotzdem der Maßstab

Die GoBD sind kein eigenes Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen dazu, wie die §§ 145 bis 147 der Abgabenordnung bei elektronisch geführten Aufzeichnungen anzuwenden sind. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der Fassung der Änderung durch das BMF-Schreiben vom 11. März 2024. Daraus folgt zweierlei: Ein Verstoß gegen die GoBD ist kein eigener Bußgeldtatbestand — die Folgen ergeben sich aus der Abgabenordnung. Und ein Finanzgericht ist an die Verwaltungsauffassung nicht gebunden, das Finanzamt in der laufenden Prüfung dagegen schon.

Betroffen ist jeder, der steuerliche Bücher oder Aufzeichnungen führt — unabhängig von Rechtsform und Betriebsgröße. Auch wer den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, fällt darunter, sobald Aufzeichnungen elektronisch entstehen. Ein Fuhrpark ist damit regelmäßig betroffen: Tankkartenabrechnungen, Werkstattrechnungen, Leasingraten und Kilometerstände sind heute praktisch immer digital, und genau an dieser Stelle greifen die Anforderungen.

Quelle: BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (GoBD), Abschnitt „Allgemeine Anforderungen“

Zwei Fristen, die ständig verwechselt werden: Erfassung und Aufbewahrung

Die erste Frist betrifft die Erfassung. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Abs. 1 AO täglich festgehalten werden. Für unbare Geschäftsvorfälle — und das sind im Fuhrpark fast alle Belege — beanstandet die Finanzverwaltung in den GoBD eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen nicht. Wird periodenweise verarbeitet, akzeptiert sie eine Erfassung bis zum Ablauf des Folgemonats, sofern durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass bis dahin kein Beleg verlorengeht. Der Sammelordner, der einmal im Quartal zur Steuerkanzlei wandert, erfüllt das nicht.

Die zweite Frist betrifft die Aufbewahrung. Sie beginnt nach § 147 Abs. 4 AO nicht mit dem Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist: Eine Werkstattrechnung vom März 2026 läuft erst ab dem 31. Dezember 2026 — bei acht Jahren also bis Ende 2034. Hinzu kommt eine Ablaufhemmung: Solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft, endet die Aufbewahrungsfrist nicht. Während einer laufenden Außenprüfung darf also nichts vernichtet werden, auch wenn die Frist rechnerisch abgelaufen wäre.

Quelle: § 147 Abs. 3 AO in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz)

Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation — der Teil, an dem es scheitert

§ 146 Abs. 4 AO formuliert die Kernregel schlicht: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Anerkannt sind dafür zwei Wege — die Festschreibung, nach der ein Datensatz nicht mehr überschrieben werden kann, und die lückenlose Protokollierung jeder Änderung mit Zeitpunkt und Urheber. Nicht ausreichend ist ein System, das Datensätze still überschreibt, und ebenso wenig eine Ablage in Dateien, die sich unbemerkt ändern lassen.

Der zweite, häufig übersehene Teil ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt den gesamten Weg eines Belegs — von der Entstehung über Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung bis zur Vernichtung — und ist selbst aufbewahrungspflichtig. Ohne sie kann ein Prüfer die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens gar nicht beurteilen; das allein ist im Zweifel bereits der formelle Mangel, an dem die Diskussion beginnt.

Eine Bemerkung zum Begriff „GoBD-zertifiziert“: Die Finanzverwaltung erteilt für Software keine Positivtestate — das GoBD-Schreiben stellt das ausdrücklich klar. Entsprechende Werbeaussagen sind Herstelleraussagen, keine amtliche Freigabe. Beurteilt wird stets das konkrete Verfahren im Unternehmen. Und die Verantwortung dafür bleibt beim Steuerpflichtigen, auch wenn er die Verarbeitung an ein Rechenzentrum, eine Steuerkanzlei oder einen Softwareanbieter auslagert.

• Allgemeine Beschreibung: welche Belegarten entstehen, wer sie erfasst, welche Systeme beteiligt sind
• Anwenderdokumentation: wie im Alltag erfasst, geprüft und freigegeben wird
• Technische Systemdokumentation: eingesetzte Software, Versionen, Schnittstellen, Datenformate
• Betriebsdokumentation: Berechtigungen, Datensicherung, Softwareänderungen und ihr Wirksamkeitszeitpunkt
• Nachweis, dass das beschriebene Verfahren im Prüfungszeitraum tatsächlich so gelebt wurde

Österreich: dieselbe Idee, andere Paragrafen

Die GoBD sind deutsches Recht und gelten für österreichische Betriebe nicht. Fachlich vergleichbare Anforderungen ergeben sich dort aus der Bundesabgabenordnung: § 131 BAO verlangt vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen und untersagt Eintragungen, die den ursprünglichen Inhalt unkenntlich machen. § 132 BAO regelt die Aufbewahrung und sieht dafür grundsätzlich sieben Jahre vor; auch dort verlängert sich die Frist, solange die Unterlagen für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind.

Für Fuhrparks mit Fahrzeugen in beiden Ländern heißt das praktisch: Das Belegarchiv muss die jeweils längere Frist aushalten und je Gesellschaft getrennt auswertbar sein. Scheitern tut es dabei selten an der Frist, fast immer an der Zuordnung — ein Beleg ohne eindeutige Gesellschafts- und Fahrzeugzuordnung ist in beiden Rechtsordnungen ein Problem.